Smartworking: molto più di un benefit, un nuovo modo di vedere il lavoro

Smartworking non è solo…

Ho partecipato a molti incontri sullo smartworking e ho notato che nelle presentazioni ricorre spesso l’immagine di una persona con un laptop in un accogliente ambiente domestico oppure, addirittura, a bordo piscina. Spesso lo smartworking viene visto così: come un benefit, ovvero come possibilità di lavorare da remoto per qualche giorno la settimana. Ma già 20 anni fa esisteva una normativa europea sul telelavoro che ha introdotto la possibilità di lavorare a distanza. Quindi nulla di nuovo? Smart indica solo un’evoluzione degli strumenti tecnologici con cui si può lavorare a distanza?

In realtà lo smartworking può essere una grande opportunità per tutti, per le persone e per le aziende, se viene inteso correttamente.

 

Lo smartworking deve essere un obiettivo strategico, un nuovo modo di vedere e organizzare il lavoro

organizzazione, smartworkingSmart significa intelligente, brillante, rapido… Lavorare in modo smart significa ridefinire gli spazi interni ed esterni all’azienda, adottare un’organizzazione del tempo orientata agli obiettivi (e non solo alle cose da fare), ripensare le connessioni fra le persone e sviluppare le attività di gruppo.

Uno smartworking efficace passa da un regolamento, ma soprattutto da un’idea condivisa che permette a tutti di accettare che un collega (o tutti) possa gestire il lavoro in modo differente. In caso contrario, avremmo solo dei privilegi.

Insomma lo smartworking richiede un cambio di mentalità da parte di tutti e, quindi, un cambio di organizzazione del lavoro. Questa nuova modalità lavorativa definisce nuovi processi organizzativi e permette alle aziende di essere più veloci e competitive.

I tre elementi chiave dello smartworking sono:

  1. tecnologia;
  2. comunicazione;
  3. misurazione.

 

La tecnologia è il fattore abilitante dei progetti di smartworking

Grazie alla tecnologia oggi non è possibile solo essere connessi, ma si può “comunicare” a qualsiasi livello: istituzionale – attraverso gli accessi remoti alle Intranet aziendali, ai gestionali, alla documentazione del team – ma soprattutto informale. I nuovi portali ci permettono di organizzare i team di lavoro attraverso applicazioni (Asana,  Trello o sistemi più strutturati e integrati nei gestionali), ma anche blog aziendali, chat e sistemi integrati di comunicazione e di teleconferenza che annullano gli spazi fisici e permettono sempre una maggiore integrazione.

L’utilizzo di portali ha ridotto i processi decisionali e autorizzativi. Ma qual è il valore che portano? La disintermediazione. Pensiamo ad Amazon che ha ridotto le distanze fra produttore e utente finale, pensiamo a Netflix, o allo stesso Facebook ha messo in contatto le persone eludendo la regola dei 6 gradi di separazione.

Ma in azienda cosa significa disintermediare? Significa ridefinire gli organigrammi, che da strutture gerarchiche piramidali si evolvono verso un’organizzazione social. L’hashtag è #socialorg, che significa nuove regole e una differente concezione della leadership. Questo ha un impatto importante anche sull’organizzazione fisica degli spazi, dove gli uffici “singoli” si riducono – o addirittura scompaiono -, sostituiti da open space e postazioni mobili. Ciò permette una contaminazione tra funzioni differenti e un lavoro in team eterogenei, con la conseguente crescita del sapere organizzativo, dell’efficacia e della capacità di adattamento alle nuove richieste del mercato.

I manager sono chiamati a definire nuovi processi di delega e a responsabilizzare il proprio team di lavoro, ma allo stesso tempo, non potendo gestire il controllo attraverso gerarchia e burocrazia, devono curare la fiducia e collaborazione tipica delle organizzazioni lean, dove chiunque può essere la persona che porta la soluzione o che ha le competenze per risolvere il problema.

Bisogna però sfatare un equivoco. La tecnologia da sola non porta innovazione, ma solo un upgrade. Per poter sviluppare attività di smartworking, non si può trascurare un altro strumento fondamentale.

 

Per una comunicazione interna sempre più smart 

business meetingGestire un team di lavoro con differenti esigenze, spazi lavorativi reali e/o virtuali e tempi differenti, senza controllo diretto, è possibile solo se tutti gli attori hanno una visione comune e chiarezza degli obiettivi. È necessario parlare di visioning come approccio di condivisione dei valori aziendali, degli obiettivi e come guida per l’organizzazione.

Curare la comunicazione (sia istituzionale che funzionale) è fondamentale per l’allineamento dei team di lavoro e il coinvolgimento di ognuno verso gli obiettivi. Per assicurarsi che il flusso informativo sia puntuale e diffuso, la comunicazione passerà da diversi canali:

  • meeting fisici;
  • social network aziendali;
  • instant messaging;
  • comunicazioni formali;
  • ecc.

Comunicare frequentemente è un diktat per rispondere alla scarsità informativa generata dalla minor presenza fisica al fine di accrescere la relazione tra i componenti del team di lavoro.

 

Come si misurano i risultati con lo smartworking?

conference call, comunicazioneLe nuove forme organizzative richiedono necessariamente nuovi parametri di valutazione. Lo smartworking ha successo se è strategico per l’azienda; altrimenti, significa che per quella realtà non è necessario. Bisogna misurare l’intero processo.

Non ci si focalizza più sulle attività nel dettaglio, bensì sugli obiettivi condivisi.  Ma il focus sui risultati non basta più: è opportuno valutare l’utilizzo delle tecnologie in funzione del raggiungimento degli obiettivi aziendali. Agli indicatori di prestazione legati ai processi più routinari vanno uniti indicatori sullo svolgimento delle attività progettuali e sull’efficienza delle interazioni (traffico di e-mail, social network e messaggistica informale).

 

Riassumendo lo smartworking è davvero smart se corrisponde ad una organizzazione del lavoro dove lo scambio delle informazioni tra gruppi eterogenei e la creazione di gruppi di progetto è favorita dalle nuove tecnologie. In questo scenario avremo la possibilità di vedere all’opera dei veri smart worker in smart company.

 

Questo è il contenuto del mio intervento all’incontro Let my people go surfing organizzato con lo studio Ichino. Purtroppo uno spiacevole imprevisto mi ha impedito di partecipare.

Ci saranno altre occasioni per approfondire questo tema che è già abbastanza dibattuto, ma spesso (come mi ha suggerito un mio contatto su Linkedin) con l’atteggiamento di chi pensa di costruire una casa partendo dall’impianto di condizionamento anziché dalle fondamenta. Se vuoi confrontarti con me su queste tematiche, contattami.