Il lavoro è sempre più smart… anche in Italia

Yvon Chounard, fondatore del marchio “Patagonia”, ha fatto installare nella reception degli uffici di Ventura (California) un grosso pannello che permette ai dipendenti di avere la situazione in tempo reale delle condizioni delle onde. Nella sede di Patagonia non è difficile imbattersi in dipendenti che si dirigono alla spiaggia in orario di lavoro con in braccio una tavola da surf.

Nel 2014 Richard Branson ha dichiarato di aver abolito l’orario di lavoro e di aver concesso ai dipendenti Virgin la possibilità di scegliere liberamente quando andare in ferie.

Robe dell’altro mondo?
Verrebbe subito da pensare che cose simili non possano accadere in Italia.
In realtà anche in Italia ci sono aziende che stanno tentando da anni di intraprendere la via dello smart working, il nuovo approccio all’organizzazione del lavoro che si caratterizza per una maggiore autonomia concessa al dipendente nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare.

Le nuove tecnologie hanno ormai da tempo smaterializzato il concetto di spazio e tempo. Oggi posso essere a New York e partecipare ad una riunione a Milano, Dubai in contemporanea, a dispetto della distanza geografica e del fuso orario. Declinando il concetto al mondo del lavoro la smaterializzazione può avvenire nell’esecuzione della prestazione lavorativa in qualsiasi luogo e tempo. Non è più così raro oggi incontrare sui mezzi pubblici persone impegnate a rispondere dal proprio smartphone o dal tablet ad email di lavoro. Non solo manager e dirigenti, ma anche impiegati e professionisti di vario genere. Forse è capitato anche a te di farlo.

Come si può intuire l’introduzione dello smart working in un’azienda richiede un cambio radicale di mentalità poiché è necessario oltrepassare la misurazione del lavoro da termini orari ad una misurazione per obiettivi.
Contano i risultati – dice Richard Branson – non il tempo in ufficio“. Questo genere di mentalità è più diffuso negli negli USA. In Italia è ancora radicata nella mente degli imprenditori la credenza che il valore di una persona dipenda da quanto tempo trascorre in azienda.

Per fortuna anche in Italia ci sono aziende che da qualche anno stanno tentando di applicare lo smart working.
Gli studi dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ci raccontano che il fenomeno interessa il 67% delle imprese di medio-grandi dimensioni, ma che solo 8% ha un modello di smart working sviluppato in modo sistematico. I benefici sono però evidenti sia in termini di produttività che in termini di risparmio di costi diretti a seguito della diminuzione delle postazioni di lavoro o della reingenierizzazione degli spazi.

Dal giugno 2013 Barilla ha attuato un progetto pilota con 1600 persone che permette, attraverso lo sviluppo di tecnologie informatiche e di reti, “un risparmio medio di 68 minuti al giorno in termini di spostamenti casa-ufficio” [fonte hbr settembre 2015 intervista Alessandra Stasi] con l’obiettivo di aiutare i dipendenti a bilanciare meglio vita privata e lavoro.

Oggi in Italia lo smart working non è ancora regolamentato. Nel gennaio 2014 è stata proposta una legge, ma ancora oggi non è stato definito nulla. Dal punto di vista giuslavoristico lo smart working si differenzia dal telelavoro in questo modo. Il telelavoro è una variazione della sede di lavoro e ciò comporta operativamente l’obbligo di comunicazioni ai fini INAIL ed il rispetto dei requisiti nonchè l’osservanza dei regolamenti sulla sicurezza DLgs. 81/08. E’ necessario delineare le modalità di svolgimento dell’attività, l’orario di lavoro, le fasce di reperibilità. Il telelavoro può essere temporaneo o a tempo indeterminato, in questo caso è fondamentale che l’azienda definisca le regole nel contratto di lavoro così da poterne rinegoziare, anche unilateralmente i termini.
Per quanto riguarda lo smart working, invece, la sede di lavoro rimane sempre quella abituale ovvero la sede dell’impresa, tanto che, a parere di chi scrive non è necessaria alcuna comunicazione formale all’INAIL, mentre va redatta un’informativa in materia di sicurezza ai sensi del DLgs 81/08.
Come succede in tutti i sistemi flessibili è necessario non ingessarli in troppe regole (anche se una struttura normativa di cornice è fondamentale per evitare politiche distorte), ma soprattutto definire regole “taylor made” per ogni realtà, anche perché lo smart working è una cosa bellissima ma non per vale tutti e non con le stesse regole. Sono convito che questo strumento possa essere forgiato a misura dell’azienda attraverso le “relazioni industriali” e con contratti di secondo livello: accordi aziendali o accordi di prossimità. Diversamente si rischia di seguire il medesimo processo del telelavoro, normato a a livello nazionale, che molto spesso aliena il lavoratore dall’organizzazione, allontanandolo dall’ambiente aziendale non solo fisicamente.

Affrontata la fattibilità giuridica e la validità economica è necessario fare chiarezza sul fatto che lo smart working non deve essere inteso semplicemente come una concessione al dipendente o collaboratore, ma deve generare un cambiamento radicale in termini di politica aziendale. Il lavoro non viene più misurato in temini di orario, ma, come già ho detto, in funzione dell’obiettivo da raggiungere. Imprenditori e manager perdono così il controllo diretto sui propri collaboratori, tant’è che lo smart working tende a generare un organigramma orizzontale e non più piramidale come normalmente rappresentato. In questo caso è importante avere una direzione del personale a cui è riconosciuta una forte leadership e sfruttare al meglio gli strumenti quali Skype, reti social aziendali che permettano il coordinamento e la collaborazione dei gruppi di lavoro.

Lo smart working può essere una risorsa utile per gestire i talenti e per rispondere alle esigenze di un mercato globalizzato che premia chi risponde nel più breve tempo possibile. Ma, come ogni altro strumento di organizzazione, deve essere coerente con gli obiettivi dell’azienda e con il suo modello di business.
Lo smart working non è una soluzione adatta a tutte le organizzazioni e non  è neppure applicabile a tutti i ruoli aziendali e per tutte le persone. La scelta va fatta in funzione delle abilità “digitali” del dipendente, nonché dell’intensità di relazione del ruolo che ognuno occupa in azienda in termini anche di coordinamento nell’attività organizzativa. Il secondo fattore è naturalmente più vincolante delle abilità digitali che possono essere sviluppate con adeguati percorsi formativi.
La formazione, così come la cultura aziendale e l’ambiente, gioca un ruolo importante per il successo dello smart working. L’uso degli strumenti digitali richiede competenze che vanno oltre la semplice praticità d’uso. Richiede anche un atteggiamento mentale “smart” e un costante focus sul business dell’azienda.

E tu quale esperienza hai di smart working? Cosa pensi di questa modalità di organizzazione del lavoro?

Mi auguro di poter scrivere il prossimo post da una località esotica.